資料が散らかる人へ｜NotebookLMで整理する前の3ステップ
NotebookLMへ資料を全部入れれば、自動で使いやすく整理されるわけではありません。先に『何を判断するための資料か』『AIへ見せてよいか』『どの単位で分けるか』を決めると、回答の根拠を追いやすくなります。
この本で整理できること
1. まず『整理』の目的を一つにする
会議準備、顧客説明、社内FAQ、比較調査、週次レビューでは、必要な資料も答えの形も違います。最初は一つの用途だけを選び、完成物を『根拠付きの1ページメモ』のように短く決めます。
テーマ名だけでノートブックを作ると、後から何を判断する場所か分からなくなります。『来週の会議で三案を比較する』のように判断単位で名前を付けるのがコツです。
- 誰が使うか
- 何を決めるか
- 完成物は何か
2. AIに見せる資料と見せない資料を分ける
個人情報、契約情報、社外秘、未公開の数字が混ざる資料は、そのまま投入しません。必要な箇所だけを抜粋し、固有名詞を一般化し、判断に不要な情報を落とします。
入力前に『公開情報』『社内で利用可』『AIへ入力不可』『要確認』の四つへ分けると、勢いで入れてしまう事故を防げます。
- 権限と利用規約を確認する
- 必要部分だけを抜粋する
- 迷う資料は保留する
3. ソースごとに役割を付ける
PDF、メモ、Webページを並べるだけでは、古い情報と新しい情報、事実と意見が混ざります。各ソースに作成日、出所、対象期間、使い道を一行で付けます。
回答を使う時は、引用元へ戻れるか、別の資料と矛盾していないか、判断に必要な抜けがないかを確認します。
- 出所と日付
- 事実・意見・未確認の区別
- 回答から原文へ戻れるか
今日15分で試すなら
一つの案件について資料を三つだけ選び、完成物を一つ決めます。各資料へ『何の根拠として使うか』を一行で書き、入力してよい範囲を確認してからNotebookLMへ追加します。最初から大量投入しないことが、やり直しを減らします。
- 資料は3点まで
- 質問は1つまで
- 出力後に原文を1か所確認
よくある質問
PDFを全部まとめて入れてもよいですか？
目的と公開範囲を確認できない資料は一旦保留し、必要な資料だけから始める方が安全です。
NotebookLMだけで報告書を完成させられますか？
下書きや根拠整理には使えますが、最終判断、事実確認、社外送信は人が確認します。